Dalle ceneri: la ripresa di Allpa dal devastante incendio offre lezioni a tutti

A fine settembre, Allpa, un grossista marittimo di Nimega, nei Paesi Bassi, ha visto l'intera sede aziendale distrutta da un incendio. MIN incontra il CEO Jarno Berkhof per scoprire come è possibile il recupero.

Tutti hanno sentito il luogo comune sulla fenice che risorge dalle ceneri, rinata. Ma i luoghi comuni spesso derivano dall'esperienza. E nel caso di Allpa, la "risorgenza" è stata impressionante. L'azienda ha flesso i muscoli della sua esperienza, ha sfruttato le sue solide relazioni ed è ora di nuovo operativa, e tutto questo mentre l'indagine sull'incendio è ancora in corso.

L'incidente è avvenuto il 24 settembre 2024. Jarno Berkhof (CEO di Mercator Marine Group, che include Allpa) era al salone nautico di Genova ed è stato svegliato bruscamente verso le 4 del mattino.

"Non so ancora esattamente cosa sia successo", dice.

"Entro 15 minuti abbiamo saputo che non c'era più nulla che si potesse fare per salvare le cose. Nel giro di un paio d'ore era tutto sparito. Non abbiamo più alcun prodotto, l'intera cronologia è andata perduta."

Secondo gli spettatori citati dai media locali, fiamme alte diversi metri incombevano sui locali e c'era un'enorme quantità di fumo. Non sono stati segnalati feriti.

I vigili del fuoco lasciarono che l'incendio si spegnesse in modo controllato fino al mattino e trascorsero l'intera giornata successiva a spegnerlo, mentre Berkhof era impegnato a spegnere i suoi incendi.

Cosa ha fatto Allpa nella prima settimana dopo che un incendio ha distrutto i suoi locali

Berkhof ammette che "non c'erano piani" per un incendio che ha distrutto tutto. Infatti, in quanto ex uomo di Brunswick (per sei anni come CEO di Lankhorst Taselaar BV), aveva già partecipato a molte visite in loco. "Loro [Brunswick] fanno sempre una valutazione dei rischi e a volte ridevo", dice con rammarico. "Ho detto, 'Questo è così stupido, non succederà', e se fosse successo, avremmo avuto un piano, ecc., ecc., ecc."

E nonostante non avesse un "grande" piano in atto, spiega cosa è successo, creando man mano "un piccolo piano chiaro".

Subito dopo l'incendio, Berkhof istituì un team di crisi, in cui a ogni membro era assegnata un'attività o una responsabilità definita.

Tutto era sul Cloud, quindi nel giro di un giorno l'azienda era di nuovo operativa.

A questo punto, Berkhof afferma: "Non abbiamo scorte, non abbiamo una sede, ma possiamo svolgere l'attività in Europa da casa".

Le conseguenze operative di un incendio: sfruttare la buona volontà dei fornitori

Nel frattempo, un ex proprietario di Allpa, Markk Rutgers, era anche lui a Genova quando la notizia è stata diffusa. Mentre Berkhof tornava immediatamente nei Paesi Bassi per gestire il lavoro operativo, Rutgers ha iniziato il processo di comunicazione di ciò che stava accadendo.

"Markk ha fatto il giro di tutti i fornitori a Genova per dare loro personalmente la notizia", ​​spiega Berkhof. "Ha avvisato tutti i fornitori e ha chiesto aiuto. Il che ha reso più facile per me quando sono andato a contattarli". Quel contatto sembrava chiedere ai fornitori di consegnare dietro pagamento anticipato.

Il supporto è stato fondamentale, afferma Berkhof, "Questo è l'aspetto positivo dei rapporti duraturi che abbiamo con i fornitori perché ci aiuta davvero.

"Ed è per questo che posso premere il pulsante per ordinare il prodotto. Sono disposti ad aiutare con le spedizioni dirette. Avevamo già i processi in atto per le spedizioni dirette e quindi non abbiamo dovuto definire nulla, abbiamo solo accelerato il tutto con più fornitori".

"Si sono comportati davvero bene, e a volte sono anche un po' sorpreso. Parlano di affari da parte di tutti, e se non consegniamo prodotti, a volte significa che non possono rifornire un cliente, ma sono disposti ad aspettare per darci alcuni grandi ordini che possiamo combinare con un drop-ship da altri fornitori, e questo è davvero utile."

Nel giro di una settimana, Allpa aveva un nuovo ufficio temporaneo e una nuova sede per la ricezione e la spedizione dei prodotti.

I vantaggi della ricostruzione dalle ceneri

"Presto", dice, "avremo una soluzione per i prossimi due anni in cui avremo abbastanza spazio per fare il lavoro e in un modo migliore di prima. Avevamo un bell'ufficio, ma non era proprio una premessa logistica.

"Ora stiamo valutando nuovi processi e corridoi più ampi con strutture alte 12 metri, dove possiamo facilmente immagazzinare, rifornire e spedire tutto nello stesso giorno.

"Allpa è pronta a fornire e persino migliorare i nostri servizi perché per noi questo è un foglio bianco. Nessuna cronologia significa nessun prodotto e processo che non funzionava. Vediamo che il nostro servizio internamente è ulteriormente migliorato e possiamo dimostrarlo ai clienti. Questo è già molto utile."

Un mese dopo, Berkhof continuava a parlare in modo positivo.

“È un periodo triste ma torniamo più forti. Siamo ancora lì, siamo già operativi e miglioreremo i nostri servizi. Siamo positivi e stiamo imparando da questo. Abbiamo fiducia nel fatto che tutto tornerà a essere chiaro.”

Afferma che ci sono state tre diverse componenti: finanziaria, operativa ed emotiva.

Gestire le conseguenze finanziarie di un incendio

"Grazie a Dio abbiamo una buona polizza assicurativa", dice. Berkhof sarà per sempre grato di aver seguito alla lettera le regole della compagnia assicurativa.

"Avevamo processi puliti all'interno dell'organizzazione", afferma, sottolineando di non avere dubbi sul fatto che il magazzino rispetti le regole in termini di ubicazione delle scorte. "Non so ancora dire dove sia successo, e abbiamo sentito che l'incendio è probabilmente iniziato dai nostri vicini nell'edificio.

"Ma ho capito subito che non avevamo prodotti in quell'area che non erano ammessi [in quel luogo]. Non c'erano prodotti pericolosi che possono facilmente incendiarsi. È stato utile in questa situazione potersi concentrare sulla ricostruzione invece che sulla difesa dell'organizzazione e della sua storia".

Anche la ricostruzione emotiva è stata dura. "Abbiamo avuto persone che lavoravano per noi per più di 30 anni, erano lì all'inizio, e ora vanno in bicicletta in quel posto".

Sfruttare l'esperienza per ricostruire dopo l'incendio di Allpa

Berkhof ritiene che la parte più difficile del processo di ricostruzione sia stata il tempo.

"Ho 12 anni di esperienza nella vendita all'ingrosso e nella costruzione di un nuovo magazzino e nel fare scelte efficaci e nei sistemi di processo e ERP ecc.", dice. "I processi, ad esempio la costruzione di un nuovo magazzino, l'ordinazione o la creazione di processi più puliti, il sistema di implementazione ERP (pianificazione delle risorse aziendali), tutte queste cose di per sé non sono una novità. Ma tutto combinato nel breve termine, definito in due, tre o quattro settimane, è, ovviamente, una morte."

Consigli per le aziende che ricostruiscono dopo un incendio

Sebbene sembri ottimista su quanto accaduto e sulla situazione attuale dell'azienda, Berkhof ammette di aver imparato delle lezioni.

"Si pensa sempre ai piani di emergenza. Io sono più o meno un tipo da Brunswick, visto che ho lavorato per loro per sei anni. Sono molto attenti ai dettagli.

"Ma la cosa buffa è che ora ho capito quanto sia importante mitigare davvero quei rischi. Di sicuro avremo un piano migliore per quando accadrà di nuovo, ma d'altro canto, abbiamo imparato cose importanti".

Tra le lezioni più importanti che è disposto a condividere rientra anche la comunicazione.

Berkhof mette in guardia dal concentrarsi esclusivamente sulle sfide interne, perché sono stati i suoi fornitori e clienti ad aver contribuito a far superare ad Allpa il momento peggiore.

"Quando succede alle persone, cerca di essere il più cordiale possibile, raccontando semplicemente la storia così com'è. Puoi anche dire: "Non lo so ancora".

“Tutti i nostri venditori hanno preso il telefono e hanno chiamato immediatamente i loro fedeli e buoni clienti. Hanno raccontato loro la storia e hanno chiesto loro aiuto.

"Quando la merda colpisce, torna dai tuoi colleghi e dai tuoi clienti più importanti, e dai tuoi fornitori, e cerca di definire dei piani insieme. Dipendiamo dalla loro volontà di aiutare, e se un cliente si rivolge direttamente a un concorrente se vuole i prodotti, capisco. Ho bisogno di loro. Ma capisco.

"È una cosa simile per i fornitori. Se un fornitore ha dieci prodotti e può venderli a un altro distributore che vuole pagare immediatamente, è sempre meglio che darne dieci a me e io che pago in tre mesi. Ma la cosa positiva è che, sulla base della storia e della fiducia, siamo stati in grado di superare questo e raccontare la storia di ciò che è successo. E abbiamo creato team e legami per superare questo.

"A volte riceviamo ancora chiamate da clienti che vogliono ordinare qualcosa, ma non sanno dell'incendio. Avevamo bisogno di una comunicazione più ampia", afferma. Detto questo, Il sito web di Allpa è stato rielaborato in modo che i clienti possano vedere la posizione attuale delle scorte quando effettuano l'ordine.

"I cambiamenti sul sito web avrebbero potuto essere più rapidi e semplici, ma abbiamo imparato da questo. Ora [comunichiamo] ogni settimana e adattiamo il nostro sito web."

Il suo ultimo consiglio a chiunque è: "Segui sempre le regole [assicurative] e non fare nulla che non ti è permesso fare".

Jarno Berkhof e Allpa, che si è espanso in Europa nel 2022, parteciperà al METSTRADE a novembre 2024. Non vede l'ora.

"Racconteremo la storia dell'incendio, ma mostreremo il nostro sito web migliorato e i nuovi prodotti e cercheremo di tornare alla normalità. METS non è lì per storie tristi, è lì per affari, giusto?"